GDPdU: Fragen und Antworten zum Thema
Was bedeutet die Abkürzung?
Grundsätze zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Die
Finanzverwaltung erhält damit das Recht, Daten der Unternehmungen in geeigneter
Form einzufordern und mittels eigener Computer mit einer eigenen Software (IDEA)
zu analysieren (prüfen).
Wer ist durch GDPdU betroffen?
Jeder, bei
dem eine Außenprüfung stattfinden kann (-§147(6)AO ".... im Rahmen einer
Außenprüfung....."). Hierbei kann es sich um eine Lohnsteuer, Umsatzsteuer
oder eine Betriebsprüfung handeln.
Die Finanzverwaltung erhält durch den Gesetzgeber im Rahmen
von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die
Datenverarbeitungs-Systeme (DV-Systeme) von Unternehmen. Dabei kann die
Dateneinsicht sowohl durch direkten Zugriff auf das Programm, als auch durch
Einsicht in gespeicherte Daten erfolgen.
Was bedeutet das für das Unternehmen?
Damit wird
den Finanzbehörden das Recht eingeräumt, direkt oder indirekt ("Datenträger-überlassung")
auf die IT-Systeme der Unternehmen zuzugreifen, um "die, mithilfe eines Datenverarbeitungssystems
erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen".
Die
Steuerprüfer durchleuchten vor Ort die Buchführung der Firmen weitgehend
automatisiert und zwar komplett. Die bisherige Stichprobenkontrolle entfällt,
Unregelmäßigkeiten und Fehler können im Eiltempo analysiert werden.
Die Finanzverwaltung verfügt nun über ein umfangreiches
Einsichtsrecht in die - eingesetzten und nicht mehr eingesetzten - DV-Systeme
des Steuerpflichtigen.
Der Zugriff kann in drei Formen erfolgen, deren Auswahl -
auch in Kombination - grundsätzlich der Finanzverwaltung obliegt:
1) Unmittelbarer Datenzugriff
Die Finanzverwaltung darf bei einer Prüfung unmittelbar auf
die im Unternehmen zur Buchführung eingesetzte Hard- und Software zugreifen.
Hierbei hat das Unternehmen dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen
Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und ihn in das DV-System einzuweisen.
2) Mittelbarer Datenzugriff
Die Finanzverwaltung kann verlangen, daß die Unternehmen die
gespeicherten Daten nach entsprechenden Vorgaben durch eigene, mit den
DV-Systemen vertraute Personen auswerten und zur Verfügung stellen.
3) Datenüberlassung in elektronischer Form
Auf Verlangen sind die gespeicherten Daten der Finanzverwaltung
auch auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung auf
verwaltungseigener DV zu überlassen. Das Recht, im Rahmen steuerlicher
Außenprüfungen, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und dabei
DV-Systeme des Steuerpflichtigen zu nutzen, gilt für beliebige Systeme,
insbesondere für die folgenden DV-gestützten Systeme und zugehörige Daten:
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
Seit wann besteht
dieses Recht?
Seit 2002:
Im Rahmen der Änderung des Steuersenkungsgesetzes vom
23.10.2000 wurden Abgaben-ordnungen dahingehend geändert, dass die
Finanzverwaltung Zugriffsrechte auf die Daten (und Programme) der Unternehmen
ab dem 1.1.2002 erhalten. (§§ 193 bis 207 AO sind die Grundlage für die
Durchführung von Außenprüfungen; siehe auch
$147 Abs.6,AO)
Warum erlangt dieses
Thema erst jetzt für die Unternehmen eine solche Bedeutung?
Ab dem 1.1.2002 hat die Finanzverwaltung bereits das Recht
dazu, jedoch mussten Computer (Laptop) angeschafft und die Prüfer geschult und
ausgebildet werden. Dieses Procedere ist abgeschlossen die „digitalen
Buchprüfungen“ beginnen bereits heute in
der Fläche.
Bereiten sich Unternehmen jetzt nicht vor, hat man auch zu
einem späteren (Prüfungs-) Zeitpunkt das Nachsehen, da die Unterlagen über einen
Zeitraum von mehreren Jahren, zum Beispiel rückwirkend bis zur letzten
Buchprüfung, geprüft werden können.
Was passiert bei einer
digitalen Buchprüfung?
Ein Betriebsprüfer bekommt den Auftrag, einen Betrieb oder
ein Unternehmen zu prüfen.
Für bestimmte Prüfungsfelder und Prüfungszeiträume
beschließt der Betriebsprüfer, die Daten unter Zuhilfenahme von
Prüfungssoftware zu analysieren. Entsprechend gibt der Betriebsprüfer dem
Unternehmen die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte bekannt.
Da der Betriebsprüfer die behördeneigene Prüfsoftware nicht
auf der EDV des Unter-nehmens installieren darf, die Prüfung also auf dem
eigenen Computer (i.d.R. ein Laptop) durchführen muß, verlangt er, die Daten
per Datenträgerüberlassung bereitzustellen. Er beruft sich dabei auf die
„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, kurz
GDPdU. Bei der Prüfung erhält der Betriebsprüfer vom Unternehmen
oder dessen Steuerberater Datenträger (i.d.R. eine oder mehrere CD-ROMs). Auf den CD-ROMs sind steuerrelevante Daten und
beschreibende Daten enthalten. Gemäß den Prüfungsschwerpunkten sucht der Prüfer
die ihn interessierenden Tabellen heraus und liest die entsprechenden
Daten-CD-ROMs ein. Sobald die Daten in die Analysesoftware importiert sind,
führt der Betriebsprüfer eine oder mehrere Analysen - teilweise durch Makros
automatisiert - aus.
Anmerkung:
Eine solche Analyse haben wir „life gesehen“, es kamen dabei
erschrenkend genaue, Ergebnisse und Plausbilitätsprüfungen zu Tage. Für weitere
Informationen steht unser Mitarbeiter Herr Podszus gerne zur Verfügung.
Kann nicht digital
geprüft werden, dann schätzt die Fanzbehörde:
Bericht aus der Praxis
Autor: Diplom Finanzwirt Michael Blenkers, Moers
Herausgeber: Steuerberaterkammer Rheinland Pfalz
In den letzten Jahren ist die Zahl der Schätzungsfälle im
Rahmen von Betriebsprüfungen drastisch gestiegen. Die Qualität der
Schätzungsverfahren der Finanzverwaltung hat sich durch den Einsatz von
computergestützen Kalkulationsprogrammen (u.a. "Zeitreihenvergleich"
und "Chi-Quadrat-Test") grundlegend verändert.
Die Ergebnisse erreichen Dimensionen, die bisher nicht
vorstellbar waren. Sie bedrohen vielfach die Existenz der Unternehmen. Ein
Großteil dieser Prüfungen führt daneben zu Steuerstrafverfahren gegen die
verantwortlichen Geschäftsführer oder Inhaber.
Fragen, zu denen die Finanzverwaltung bislang Stellung genommen hat
Bei diesem
Fragen- und Antwortenkatalog handelt es sich um eine Orientierungshilfe für die
Anwendung des Datenzugriffsrechts. Eine Rechtsbindung geht hiervon nicht aus.
Die Entscheidung im Einzelfall bleibt dem zuständigen Finanzamt vorbehalten.
Nach den Datenzugriffsregelungen
sind der Finanzbehörde auf Verlangen die steuerlich relevanten Daten in
maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Was bedeutet
„maschinelle Auswertbarkeit"?
Unter dem
Begriff „maschinelle Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung den
„wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten
und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des
Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit". Mangels wahlfreier
Zugriffsmöglichkeit akzeptiert die Finanzverwaltung daher keine Reports oder
Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte („vorgefilterte") Datenfelder
und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten
enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen z.B. während des
Archivierungsvorgangs eine „Verdichtung" unter Verlust vorgeblich
steuerlich nicht relevanter,
originär aber vorhanden gewesener Daten stattgefunden hat.
Besteht ein Verwertungsverbot für
versehentlich überlassene Daten?
Nein.
Für
versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot.
Drohen Sanktionen, wenn ein
Unternehmen die Anforderungen der „GDPdU" nicht erfüllt?
Ja.
Es gibt
mehrere Sanktionsmöglichkeiten. Je nach den Umständen im Einzelfall kommen z.B.
in Betracht:
- Bußgeld
- Zwangsmittel
- Schätzung.
Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA problemlos gelesen und erfüllen damit die Voraussetzung der maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der GDPdU - sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden:
• ASCII feste Länge
• ASCII Delimited (einschließlich
Kommagetrennter Werte)
• EBCDIC feste Länge
• EBCDIC Dateien mit variabler Länge
• Excel (auch ältere Versionen)
• Access (auch ältere Versionen)
• dBASE
• Lotus 123
• ASCII-Druckdateien (plus Info für Struktur
und Datenelemente etc.)
• Dateien von SAP/AIS
•
Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt
von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen
• Import durch ODBC-Schnittstelle
Nicht erkennbare Dateiformate müssen in lesbare Formate konvertiert werden.
Welche Datenträger akzeptiert die Finanzverwaltung?Als verbreitete und kostengünstige Datenträger akzeptiert die Finanzverwaltung CD-ROM's und DVD's im ISO-Standard. Über diese Datenträger hinaus können bei der Datenträger-überlassung auch Disketten verwendet werden, sofern diese das Dateisystem „MS-DOS" oder „FAT" enthalten.
Welche Aufbewahrungsfristen (6 oder
10 Jahre) gelten für welche Unterlagen?
Die
10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare,
Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem
Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen
Organisationsunterlagen (Dokumentation), ferner für Buchungsbelege.
Für die
übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (z.B. empfangene Handels- oder
Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe)
gilt die 6-jährige Aufbewahrungsfrist.
Die
aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind in § 147 Abs. 1 Abgabenordnung, die
Aufbewahrungsfristen in § 147 Abs. 3 Abgabenordnung geregelt.
Besteht wegen des neuen
Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung eine Pflicht zur Digitalisierung
eingehender Unterlagen (Eingangsrechnungen, Belege, Geschäftsbriefe etc.)?
Nein. Weder
die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen"
(GDPdU) vom 16. Juli 2001 noch die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführangssysteme"
(GoBS) vom 7. November 1995 (Bundessteuerblatt Teil I S. 738) verpflichten die
Unternehmen dazu, originär in Papierform anfallende Unterlagen zu
digitalisieren. Werden
diese Unterlagen aus betrieblichen Erfordernissen jedoch „GoBS-konform"
digitalisiert, besteht hingegen ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf die
digitalisierten Unterlagen. Dies sollte bei einer Entscheidung über die
Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems unbedingt berücksichtigt
werden.
Faustregel: Alle Daten des Rechnungswesens,
die einmal beim Steuerpflichtigen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger
gespeichert waren, sind auch in dieser Form vorzuhalten, damit sie durch die
Finanzbehörde maschinell ausgewertet werden können. Daten auf Papier oder
Mikrofilm können nicht maschinell ausgewertet werden.
Unter welchen Voraussetzungen und in
welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereit
gehalten werden?
E-Mails,
die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen
Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine (elektronisch
übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den
Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss.
Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung
in einem Tabellenkalkulationsformat.
Nach den
GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten
Unterlagen") sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem
unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument
bearbeitet und verwaltet werden kann. Hinsichtlich der maschinellen
Auswertbarkeit ist jedoch nicht entscheidend, ob die per E-Mail übermittelten
Daten automatisiert Eingang in das verwendete Buchhaltungssystem gefunden haben
oder im betrieblichen DV-System Importfunktionen zur Übernahme von steuerlich
relevanten Daten aus dem Textkörper von E-Mails oder angehängter Dateien
vorhanden sind. Als Beispiel sei eine E-Mail aufgeführt, die steuerlich
relevante Vertragsgestaltungen enthält. Über den nach GoBS geforderten Index
ist die maschinelle
Auswertbarkeit - der wahlfreie Zugriff - auf die im Originalformat zu
archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen. E-Mails mit
nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für
den Datenzugriff vorgehalten werden.